Руководство по уменьшению размеров «вордовских» файлов.

Навигация

Люди, которым приходится много работать в текстовом редакторе Microsoft Word , наверняка замечали, что определенные документы Word имеют размер 20 – 30 Кб , а размер некоторых доходит до 40 – 50 Мб . Такая разница в весе файлов может быть обусловлена как форматом самого документа, так и присутствием в его тексте сторонних материалов: картинок, разного рода таблиц и тому подобного.

Нет ничего страшного, если на компьютере хранится файл такого размера в единственном экземпляре. Но если таких документов десятки или даже сотни, то они просто «съедят» все свободное место на жестком диске.

В данной статье Вы найдете подробную инструкцию по правильному сжатию документов Word и уменьшению их размеров в несколько раз.

Как сжать документ Ворд до нужного размера?

Как уже говорилось ранее, вес документов Word напрямую зависит от их содержимого. То есть, если Вы добавляете в документ картинку весом в 1 Мб, то ее размер приплюсовывается к размеру текста. Есть три простых совета по уменьшению общего размера документа Word :

Совет 1 .

• Избавьтесь от всех лишних изображений в документе Word , если такая возможность существует. Если же все картинки, содержащиеся в файле, жизненно необходимы, то попробуйте обрезать их и снизить качество изображения в любом доступном Вам графическом редакторе, после чего вновь добавьте их к документу.
• В том случае, если у Вас отсутствуют исходные изображения, а вытащить их из документа по какой-то причине не получается, тогда сделайте скриншот с помощью кнопки «Print Screen » на клавиатуре, откройте графический редактор Paint и обрежьте на скриншоте все лишнее.

Совет 2 .

• При добавлении изображений в «вордовский» документ удостоверьтесь, что они имеют формат JPG . Многие люди не обращают на это никакого внимания и сохраняют картинки в формате PNG , размер которого в значительной степени превышает формат JPG , но при этом само качество изображения не сильно отличается.

Совет 3 .

• Если в Вашем документе Word отсутствуют какие-либо изображения, но при этом есть таблицы или даже просто текст, для уменьшения размера документа сохраните его в формате «docx » (если ранее он имел формат «doc »). Данный формат «вордовского» документа доступен в версии редактора Microsoft Word 2007 и в более поздних.
• Вам потребуется в меню «Файл » выбрать пункт «Сохранить как » и в открывшемся окошке выбрать формат документа «docx ».
• Причина, по которой документы формата «docx » весят в четыре или пять раз меньше документов формата «doc » заключается в том, что разработчики компании Microsoft в корне переписали и доработали весь пакет Microsoft Office 2007 и выше, после чего новый формат файла стал представлять собой архив RAR или ZIP .

Как уменьшить вес изображений в графическом редакторе Paint?

Если Ваш документ Word содержит большое количество изображений, размер которых требуется уменьшить, но Вы не имеете даже малейшего представления о том, как это сделать, то проделайте следующие действия:

Шаг 1 .

• Запустите стандартный графический редактор «Paint », который присутствует во всех версиях операционной системы Windows .
• Для этого откройте меню «Пуск », раскройте раздел «Все программы », найдите папку «Стандартные » и щелкните по значку редактора «Paint ».

Шаг 2 .

• После открытия редактора в верхнем правом углу щелкните по значку в виде документа для вызова основного меню и в нем выберите пункт «Открыть ».
• В появившемся окошке проводника найдите на компьютере изображение, размер которого Вы хотите уменьшить, и откройте его в программе.

Шаг 3 .

• В нашем примере изображение настолько большое, что в рабочую область редактора помещается лишь малая его часть. Для начала необходимо уменьшить его расширение.
• Для этого щелкните по иконке «Изменить размер или наклонить » на панели инструментов, которая находится в верхней части основного окна программы.

Изображение 4. Переход к инструменту изменения размеров изображения.

Шаг 4 .

• Откроется окошко с изменениями размеров изображения. Если Вы хотите, чтобы пропорции картинки были сохранены, то установите галочку напротив строчки «Сохранить пропорции ».
• Также Вам предлагается два вида единиц измерения, в которых Вы будете менять размер изображения: проценты и пиксели. По нашему личному мнению, лучше всего изменять размеры в процентах.
• Чтобы вдвое уменьшить изображение, установите в графе «По горизонтали » значение в 50% . То же самое значение автоматически будет прописано в графе «По вертикали ».
• Щелкните по кнопке «ОК » и посмотрите на результат.

Шаг 5 .

• Как Вы можете увидеть, изображение было сжато ровно в два раза и теперь практически полностью помещается в рабочей области графического редактора.
• Далее, если существует необходимость, можно обрезать все лишнее на рисунке. Для этого на панели инструментов выберите инструмент «Выделение », и с помощью мышки выделите на изображении нужный Вам объект.
• Как только объект будет выделен, щелкните по инструменту «Обрезать ».

Изображение 6. Выделение и обрезка изображения.

Шаг 6 .

• С рисунка исчезло все лишнее, и в рабочей области остался только нужный Вам объект. Теперь дело осталось за малым. Необходимо сохранить полученное изображение в формате JPG .

ВАЖНО: Предварительно обратите свое внимание на текущий вес рисунка, который указан в нижней части основного окна редактора. В нашем примере это 3,5 МБ . Запомните размер.

• Нажмите на клавиатуре клавишу «F12 », в появившемся окошке задайте имя изображению и укажите папку для сохранения.
• В графе «Тип файла » выберите «JPG » и щелкните по кнопке «Сохранить ».

Изображение 7. Сохранение измененного изображения.

Шаг 7 .

• Теперь, когда Вы сохранили рисунок в формате JPG , вновь обратите внимание на размер файла внизу окна графического редактора. Было 3,5 МБ , а стало 23,5 КБ . Впечатляющий результат, не правда ли?

Изображение 8. Сравнение размеров изображений.

Как сжать рисунки в самом текстовом редакторе Word?

Если уменьшение веса рисунков через графический редактор Paint показалось Вам слишком утомительным занятием, то существует более быстрый способ их сжатия через сам Word . Однако стоит предупредить, что результат будет значительно хуже, так как формат изображений останется прежним. Происходит это следующим образом:

Шаг 1 .

• Откройте Ваш документ Word , кликните в нем по одной из картинок и перейдите на вкладку «Формат » в верхней части основного окна редактора.
• Далее на панели инструментов щелкните по кнопке «Сжать рисунки ».

Шаг 2 .

• Появится окошко, в котором необходимо установить маркер напротив строчки «Применить к этому рисунку ». Если Вы проигнорируете эту настройку, то изменения будут применены ко всем изображением в документе.
• Там же в настройках существует опция «Удалить обрезанные области рисунков ». Она сравнима по принципу с обрезкой изображений в Paint . Перед ее использованием стоит учесть, что отменить обрезку будет невозможно.

ВИДЕО: Как уменьшить размер файла/документа Word?

После долгого редактирования документы Word нередко увеличиваются до невообразимых размеров. Несложные действия помогут вам уменьшить размер этих файлов.

После долгого редактирования документы Word нередко увеличиваются до невообразимых размеров. Несложные действия помогут вам уменьшить размер этих файлов.

Сначала разберемся, почему два совершенно одинаковых файла в формате doc могут иметь разный размер. Дело в том, что документ Word хранится в виде так называемого структурированного хранилища OLE (structured storage). Doc-файл содержит самую разнообразную информацию: текст документа, данные форматирования, макросы, описание документа, таблицу стилей и многое другое. Внутри каждого документа Word находится что-то вроде "маленьких файлов". Они называются потоками, и в них-то и размещаются разные виды информации. Потоки объединяются в хранилища (что-то вроде папок или каталогов), и вместе они образуют сложную древовидную структуру, напоминающую файловую систему. Эта структура записывается в каждый doc-файл.

Структурированные хранилища помогают программистам собрать в один файл массу разнородной информации. Но у них есть один серьезный недостаток: хранилища подвержены фрагментации, и между полезными данными часто находится "мусор" (обрывки старых текстов и случайные байты с диска). Особенно много такого мусора будет оставаться в файлах, если включить режим "Сервис > Параметры > Сохранение > Разрешить быстрое сохранение". Когда этот режим установлен, Word оставляет основное содержимое файла нетронутым, а все изменения записывает отдельно от основного текста. Если вы хотите сократить размер doc-файлов, этот режим следует выключить.

Размер файлов, сохраненных в Word 97, почти всегда меньше, чем в последних версиях Word. Установите на свой компьютер две версии Word, и когда вам нужно будет уменьшить doc-файл, откройте его в Word 97, внесите незначительные изменения (например, наберите пробел и удалите его) и сохраните. Иногда файл становится еще меньше, если сохранить его сначала в Word 97, а затем - в Word 2000 или 2003.

Есть и более простой способ. Сохраните doc-файл в формате RTF, а затем снова в DOC. В результате, размер файла может уменьшиться на 10-50%. Однако если в исходном doc-файле содержались макросы, они будут потеряны.

Можно написать простой макрос, который будет сохранять текущий документ сначала в RTF под тем же именем, затем в формате DOC.

Sub CompressDocFile()
ActiveDocument.SaveAs FileFormat:=wdFormatRTF
ActiveDocument.SaveAs FileFormat:=wdFormatDocument
End Sub

Откройте редактор Visual Basic, нажав Alt+F11. Создайте новый модуль (Insert > Module) и вставьте в него исходный текст макроса. Затем создайте пункт меню или кнопку, которая будет вызывать макрос. Для этого откройте окно "Сервис > Настройка > Команды", выберите в левом списке пункт "Макросы" и перетащите макрос CompressDocFile на панель инструментов.

Получив сегодня от человека, в способностях которого я ни капли не сомневаюсь, и который не чужд компьютерам и интернету, письмо с вложением трёх отсканированных документов общим весом 38 мегабайт,

я решил рассказать ему поэтапно, как уменьшать файлы, получающиеся в результате сканирования.
А потом подумал, что, наверняка, это будет интересно и полезно кому-то ещё.

И ссылку на эту страничку можно будет впредь давать людям - без дополнительных объяснений, - получая от них многомегабайтные письма.
Типа такого:
"Да, кстати, наткнулся тут на страничку в сети, думаю, тебе будет интересно: "

Итак. Приступим...
Предупреждение: думаю, что большинству моих читателей эта запись будет не интересна и не даст никакой новой информации.
Не говорите, что я не предупреждал;-)

1. Итак, мы имеем файл, отсканированный со страницы А4.
Мы поставили формат TIFF (или наш не очень новый сканер отказывается сохранять файлы в других форматах, или сам сбрасывает каждый раз наши настройки, или быстро работает, только сохраняя именно в TIFF) - со всеми перечисленными случаями я сталкивался и все они победимы.
Полученный файл имеет жуткий вес 26 мегабайт.

2. Открываем его в программе IrfanView .
Я рекомендую эту программу, потому что пользуюсь именно ей для просмотра изображений уже более 12 лет. Она бесплатна для некоммерческого использования и поддерживает множество удобных плагинов. Скачивать её лучше всего с официального сайта .

4. и выбираем формат - JPG

5. Выставляем качество файла 85% - в большинстве случаев этого более, чем достаточно, а этот показатель весьма сильно влияет на итоговый размер файла

7. На этом можно и остановиться, но если файл, который мы отправляем, будут только смотреть на мониторе, не распечатывая, или распечатывать без необходимости сохранить высокое качество, мы можем ещё уменьшить файл . Понадобится минута.

Мы нажимаем сочетание клавиш Ctrl + R или выбираем в меню "изменить размер изображения":

и уменьшаем размер изображения:

После чего "вес" файла стал совсем небольшим, по сравнению с начальным, менее 1 мегабайта

На этом можно остановиться окончательно.

Добавлю, что в зависимости от целей, размер и вес файла можно изменять в очень значительном диапазоне.
Экспериментируйте!

Примечание: Эта статья выполнила свою задачу, и в скором времени ее использование будет прекращено. Чтобы избежать появления ошибок "Страница не найдена", мы удаляем известные нам ссылки. Если вы создали ссылки на эту страницу, удалите их, и вместе мы обеспечим согласованность данных в Интернете.

Вы можете уменьшить размер файлов и сэкономить пространство на диске с помощью сжатия рисунков в документе. Параметры сжатия уменьшают как размер файл, так и размеры рисунков, в зависимости от того, как планируется использовать изображение, например для просмотра на экране или в сообщении электронной почты. Сжать можно все рисунки в файле или только специально выделенные.

Сжатие рисунка для уменьшения размера файла меняет количество деталей, сохраняющихся в исходном рисунке. Это означает, что после сжатия рисунок может выглядеть по-другому.

Word

Выполните одно из перечисленных ниже действий.

Сжатие всех рисунков

В меню Файл нажмите кнопку Уменьшить размер файла .

Если документ сохранен в более старом формате DOC, то параметр "Уменьшить размер файла" не будет доступен в меню "Файл". Чтобы использовать параметр "Уменьшить размер файла", сохраните документ в новом формате DOCX.

Во всплывающем меню Качество рисунка

Совет: .

Сжатие выделенного рисунка

Совет: Если вы обрезали какие-то из изображений, то размер файла можно дополнительно уменьшить, установив флажок Удалить обрезанные области рисунков .

Щелкните Только к выделенным рисункам .

Дополнительные материалы

PowerPoint

Выполните одно из следующих действий:

Сжатие всех рисунков

В меню Файл нажмите кнопку Уменьшить размер файла .

Во всплывающем меню Качество рисунка выполните одно из следующих действий:

Совет: Если вы обрезали какие-то из изображений, то размер файла можно дополнительно уменьшить, установив флажок Удалить обрезанные области рисунков .

Сжатие выделенного рисунка

Совет: Если вы обрезали какие-то из изображений, то размер файла можно дополнительно уменьшить, установив флажок Удалить обрезанные области рисунков .

Щелкните Только к выделенным рисункам .

Объем документа Microsoft Word зависит как от наличия в тексте изображений, так и от типа файла, в котором сохранен документ. Избавившись от ненужных картинок или сохранив файл в «правильном» формате, размеры документа можно сократить порой в несколько раз.

Инструкция