О том, что в текстовом процессоре Microsoft Word можно создавать таблицы, знают практически все более-менее активные пользователи этой программы. Да, здесь все не так профессионально реализовано, как в Excel, но для повседневных нужд возможностей текстового редактора более, чем достаточно. Нами уже довольно много написано об особенностях работы с таблицами в Ворде, и в этой статье мы рассмотрим еще одну тему.

Как отсортировать таблицу по алфавиту? Вероятнее всего, это не самый востребованный вопрос среди пользователей детища Майкрософт, но ответ на него уж точно знают далеко не все. В этой статье мы расскажем, как сортировать содержимое таблицы по алфавиту, а также о том, как выполнить сортировку в отдельном ее столбце.

1. Выделите таблицу со всем ее содержимым: для этого установите указатель курсора в ее левом верхнем углу, дождитесь появления знака перемещения таблицы ( — небольшой крестик, расположенный в квадрате) и кликните по нему.

2. Перейдите во вкладку «Макет» (раздел «Работа с таблицами» ) и нажмите на кнопку «Сортировка» , расположенную в группе «Данные» .

Примечание: Прежде, чем приступить к сортировке данных в таблице, рекомендуем вырезать или скопировать в другое место информацию, которая содержится в шапке (первой строке). Это не только упростит сортировку, но и позволит сохранить шапку таблицы на ее месте. Если положение первой строки таблицы для вас не принципиально, и она тоже должна быть отсортирована по алфавиту, выделяйте и ее. Также вы можете просто выделить таблицу без шапки.

3. Выберите в открывшемся окне необходимые параметры сортировки данных.

Если вам нужно, чтобы сортировка данных происходила относительно первого столбца, в разделах «Сортировать по», «Затем по», «Затем по» установите «Столбцам 1».

Если же каждый столбец таблицы должен быть отсортирован в алфавитном порядке, независимо от остальных столбцов, нужно сделать так:

• «Сортировать по» — «Столбцам 1»;
• «Затем по» — «Столбцам 2»;
• «Затем по» — «Столбцам 3».

Примечание: В нашем примере мы сортируем по алфавиту только первый столбец.

В случае с текстовыми данными, как в нашем примере, параметры «Тип» и «По» для каждой строки следует оставить без изменений («тексту» и «абзацам» , соответственно). Собственно, числовые данные по алфавиту сортировать попросту невозможно.

Последний столбец в окне «Сортировка» отвечает, собственно, за тип сортировки:

• «по возрастанию» — в алфавитном порядке (от «А» до «Я»);
• «по убыванию» — в обратном алфавитном порядке (от «Я» к «А»).

4. Задав необходимые значения, нажмите «ОК» , чтобы закрыть окно и увидеть изменения.

5. Данные в таблице будут отсортированы по алфавиту.

Не забудьте вернуть на свое место шапку. Кликните в первой ячейке таблицы и нажмите «CTRL+V» или кнопку «Вставить» в группе «Буфер обмена» (вкладка «Главная» ).

Сортировка отдельного столбца таблицы в алфавитном порядке

Иногда возникает необходимость отсортировать в алфавитном порядке данные только из одного столбца таблицы. Причем, сделать это нужно так, чтобы информация из всех остальных столбцов осталась на своем месте. Если дело касается исключительно первого столбца, можно воспользоваться вышеописанным методом, сделав это точно так же, как мы в своем примере. Если же это не первый столбец, выполните следующие действия:

1. Выделите столбец таблицы, который необходимо отсортировать по алфавиту.

2. Во вкладке «Макет» в группе инструментов «Данные» нажмите кнопку «Сортировка» .

3. В открывшемся окне в разделе «Сначала по» выберите начальный параметр сортировки:

• данные конкретной ячейки (в нашем примере это буква «Б»);
• укажите порядковый номер выделенного столбца;
• повторите аналогичное действие для разделов «Затем по».

Примечание: То, какой тип сортировки выбрать (параметры «Сортировать по» и «Затем по» ) зависит от данных в ячейках столбца. В нашем примере, когда в ячейках второго столбца указаны только буквы для алфавитной сортировки достаточно просто во всех разделах указать «Столбцам 2» . При этом, выполнять манипуляции, описанные ниже, необходимости нет.

4. В нижней части окна установите переключатель параметра «Список» в необходимое положение:

• «Строка заголовка»;
• «Без строки заголовка».

Примечание: Первый параметр «притягивает» к сортировке заголовок, второй — позволяет выполнить сортировку столбца без учета заголовка.

5. Нажмите расположенную внизу кнопку «Параметры» .

6. В разделе «Параметры сортировки» установите галочку напротив пункта «Только столбцы» .

7. Закрыв окно «Параметры сортировки» (кнопка «ОК»), убедитесь в том, что напротив всех пунктов тип сортировки установлен маркер «по возрастанию» (алфавитный порядок) или «по убыванию» (обратный алфавитный порядок).

8. Закройте окно, нажав «ОК» .

Выбранный вами столбец будет отсортирован в алфавитном порядке.

На этом все, теперь вы знаете, как отсортировать таблицу Ворд по алфавиту.

Word может выполнить сортировку по алфавиту от А до Я (по возрастанию) и от Я до А (по убыванию).

Если в списке присутствуют элементы, которые начинаются с цифры, то в упорядоченном списке по возрастанию они будут следовать первыми.

Для сортировки элементов необходимо создать из них или расположить каждый элемент с новой строки в отдельном абзаце. Теперь разберемся, как сортировать по алфавиту в ворде простые списки и данные в таблице.

Сортировка списка по алфавиту

Для расположения элементов списка по алфавиту (от А до Я) выполните следующие действия:

Если необходимо выполнить сортировку в обратном порядке, то поставьте переключатель в положение По убыванию (смотри рисунок выше)

Сортировка списка в таблице

Процесс сортировке данных в таблице аналогичен, но есть некоторые особенности. Для более полного понимания процесса выполним сортировку на примере следующей таблицы.

Отсортируем данные: фамилии - в алфавитном порядке.

Получим следующий результат

Сортировка списка в таблице по нескольким полям

Теперь отсортируем данные в таблице следующим образом: Фамилии по алфавиту, должность по алфавиту и год рождения по убыванию (молодые сотрудники вверху списка)

Получим следующий результат

Как видно, записи отсортированы по алфавиту сначала по должности. Затем по фамилиям в пределах должности. Третий ключ в данном примере не показал своего действия из-за небольшого количества записей и отсутствия одинаковых фамилий.

Дорогой читатель! Вы посмотрели статью до конца.
Получили вы ответ на свой вопрос? Напишите в комментариях пару слов.
Если ответа не нашли, укажите что искали .

Довольно часто работа с документами в офисной программе Word предполагает составление списков по алфавиту. Студентам необходимо оформлять список литературы при выполнении рефератов и курсовых. Секретарям и руководителям данная функция позволяет составляет списки сотрудников.

Подготовительный этап

Прежде чем приступать к созданию списка по алфавиту, необходимо подготовить список, а также необходимые материалы. Они должны соответствовать одному простому требованию: каждая следующая позиция должна быть отделена от предыдущей знаком абзаца. Ваши материалы на данном этапе уже будут представлять собой список. Однако он будет лишен структуры. Наиболее распространенной ошибкой при составлении списка является простановка лишних абзацев. Таким образом, каждая позиция будет представлять собой не одну строку, а абзац со сложной структурой. Лишний знак абзаца пропустить довольно легко. Данная ошибка может привести к тому, что программа распознает обе части списка как независимые и сделает из них разные позиции.

Таким образом, в списке по алфавиту данные элементы окажутся далеко друг от друга. Еще одна распространенная ошибка заключается в отсутствии знака абзаца на границах позиций. Вместо него может стоять другой знак. Довольно часто случается так, что абзац занимает строку, а перенос на новую происходит не принудительно, а автоматически, путем нажатия клавиши Enter. Тогда Word не разделит элементы списка и отсортирует слипшиеся элементы по первому. Прежде чем составлять список литературы по алфавиту в программе Word, необходимо включить режим отображения непечатаемых знаков и убедиться в том, что каждая будущая позиция отделена от последующей при помощи знака абзаца. Кроме того, внутри абзаца не должно содержаться лишних делений.

Как выполнить сортировку по алфавиту?

Чтобы отсортировать список по алфавиту, необходимо выделить его название и зайти на вкладке «Главная» в закладку «Абзац», а затем использовать кнопку «Сортировка». В появившемся окне в левом поле необходимо выбрать опцию «Абзац», а в правом поле опцию «Текст». Таким образом, для программы критерием отделения одного фрагмента от другого будет абзац. Word будет воспринимать абзац за единицу списка. Сортировка будет осуществляться не по числа или дате, а по буквам. Следует также обратить внимание, что программа Word позволяет осуществлять сортировку по возрастанию и по убыванию. Достаточно лишь сделать соответствующий выбор. После нажатия кнопки ОК ваш список будет отсортирован в алфавитном порядке.

Распространенные ошибки

Студентов и авторов также часто интересует, как можно сделать список по алфавиту, который содержит в себе нумерацию. Это довольно просто, особенно если не допускать одну распространенную ошибку. Программа может сортировать и по буквам, и по числам. Нередко можно увидеть, как пользователь нумерует список вручную, а потом пытается отформатировать его. Такой путь является ошибочным. Как же создать нумерованный список по алфавиту? Давайте разберемся.

Чтобы список был отсортирован по алфавиту и при этом оказался нумерованным, необходимо оформлять его как нумерованный. Для этого необходимо найти на вкладке «Главная» кнопку «Нумерация» и нажать на нее. В результате каждому абзацу будет присвоен свой номер. Нумерованный список по алфавиту создается также, как и ненумерованный. При сортировке нумерация поменяется автоматически.

Как продолжить список

Полезно знать не только, как можно сделать в Word список по алфавиту, но и как его можно продолжить. Если необходимо дополнить список по алфавиту одной или несколькими позициями, пользователю необязательно нужно будет искать для них соответствующее место. Достаточно будет просто вписать их отдельными абзацами, а затем выделить весь список и снова отсортировать его. Программа найдет соответствующие места для новых элементов списка. Нумерация будет автоматически обновлена.

Особенности форматирования

В некоторых случаях возникают сложности с тем, что список, отсортированный по алфавиту в программе Word 2010 не форматируется автоматически при включении в него новых позиций. Наиболее распространенной причиной данной проблемы является то, что программа не нумерует добавленные элементы и выносит их за границы общего списка при обновлении сортировки. Чтобы этого избежать, необходимо не просто дописать в конце списка новые абзацы, но и включить общую нумерацию.

Word очень капризное приложение, поэтому на данном этапе может получиться так, что вставленные элементы будут пронумерованы, однако их форматирование будет отличаться от остальных позиций. Поэтому необходимо включать новые элементы в общую нумерацию при помощи кнопки «Формат по образцу», которая находится на вкладке «Главная». Нужно просто поставить курсор на нумерованную часть текста, выделить один из абзацев, полностью включая непечатаемый символ и дважды кликнуть по кнопке «Формат по образцу», после чего выделить новые абзацы списка.

В результате они окажутся включены в общий список. Теперь можно будет выделить список и отсортировать его заново. Как вы уже, наверное, поняли, рассказ о том, как отсортировать список в Word по алфавиту получился намного сложнее, чем сама процедура. Достаточно всего один раз пройти все этапы, и сортировка списка по алфавиту больше не будет представлять для вас сложностей.

Сортировка в Word. Тот, кому приходится часто писать списки в Word, не раз, наверное, задавался вопросом, как сделать, что бы после написания списков, можно было бы их отсортировать? Сортировка в Word – мечта или реальность? Нет не мечта. Такая функция в Word есть, но многие об этом даже не подозревают и мучаются, сортируя огромные списки вручную, проклиная всё на свете. Как же сделать сортировку в Word?

В таблице показаны месяцы сортировки первой и восходящей комиссий второй. Просмотрите таблицу, чтобы убедиться, что она отсортирована так, как вы хотите, а затем отформатируйте таблицу по своему желанию. Если бы вы были менеджером по продажам, который хотел узнать, кто был главным продавцом за каждый месяц, в вашей таблице должны быть указаны месяцы, перечисленные в порядке убывания, а комиссии для каждого представителя перечислены в порядке убывания для каждого месяца.

Когда вы добавляете больше контента на рабочий лист, организация этой информации становится особенно важной. Вы можете быстро реорганизовать рабочий лист, отсортировав данные. Например, вы можете организовать список контактной информации по фамилии. Контент можно сортировать в алфавитном порядке, численно и многими другими способами.

Мне нравиться текстовый редактор Ворд. Работать в нем одно удовольствие.

В каждой версии текстового редактора сортировка происходит одинаково, вот только сама функция вызывается в каждой версии по разному.

Сортировка в Word 2003

Создайте необходимый список. Выделите его и выберите в меню «Таблица » - Сортировка -.

При сортировке данных важно сначала решить, хотите ли вы, чтобы сортировка применима ко всему рабочему листу или только к диапазону ячеек.

Если ваши данные не сортируются правильно, дважды проверьте значения своих ячеек, чтобы убедиться, что они правильно введены в рабочий лист. Даже небольшая опечатка может вызвать проблемы при сортировке большого листа.

Иногда вы можете обнаружить, что параметры сортировки по умолчанию не могут сортировать данные в том порядке, в котором вы нуждаетесь. Обычный тип будет упорядочивать размеры в алфавитном порядке, что было бы неверным. Вместо этого мы создадим собственный список для сортировки от самого маленького до самого большого.

Вы также можете выбрать сортировку своего листа путем форматирования, а не содержимого ячейки. Это может быть особенно полезно, если вы добавляете цветовое кодирование в определенные ячейки.

Откроется окно «Сортировка текста ». Выберите тип сортировки, и нажмите кнопку « ОК ».

Список отсортирован.

Сортировка в Word 2007/2010

В текстовом редакторе Word 2007 и 2010 вызвать такое же окно сортировки можно из меню Главная – иконка Сортировка .

Если вам нужно больше контролировать, как сортируются ваши данные, вы можете добавить несколько уровней в любой тип. Это позволяет сортировать данные более чем на один столбец.

Если вам нужно изменить порядок многоуровневой сортировки, легко контролировать, какой столбец отсортирован первым.

Изменение приоритета сортировки для столбца. Вы также можете сортировать данные столбца в порядке возрастания или убывания. Это диалоговое окно используется для сортировки информации о таблице. Если в вашей таблице есть заголовки столбцов или заголовки для каждого столбца данных, вы можете отсортировать таблицу, используя эти имена. Чтобы отобразить имена полей в раскрывающихся меню «Сортировать по», выберите параметр «Заголовок строки». Этот параметр отображается в разделе «Мой список» внизу этого диалогового окна.

Вот Вы и создали сортировку в Word. Как видите, всё очень просто и быстро. Теперь этот процесс не будет вызывать у Вас неприязнь и отчаяние.

Функция сортировки очень полезная и нужная. Если вам трудно сразу запомнить все что необходимо, то лучше заведите тетрадочку и записывайте туда все эти уроки.

Я сама так делаю, потому, что некоторые функции используются очень редко, и в нужный момент не всегда можешь вспомнить, то, что необходимо в данную минуту.

Если у вас нет заголовков столбцов, выберите номер столбца, по которому вы хотите отсортировать данные. Выберите названия столбцов или номера в раскрывающихся меню «Сортировать по». После выбора того, какие столбцы сортировать, вы затем выбираете тип данных в столбце. Выберите тип данных, содержащихся в столбце, в раскрывающихся меню «Тип:» и «Использование:». Вашими типами данных являются текст, номер или дата. Затем выберите, в каком порядке вы хотите отсортировать данные столбца: «По возрастанию» или «По убыванию».

Вы можете сортировать по отдельному столбцу или по нескольким столбцам одновременно. Вы можете сортировать таблицу до трех столбцов. Затем выберите, в каком порядке вы хотите отсортировать данные столбца. . Еще одна полезная функция, которая позволяет скрывать вкладки на скрытой вкладке, позволяет вам классифицировать таблицы. Чтобы начать любой процесс, выделите таблицу.

Не обязательно писать все, что написано в статье. Достаточно написать заголовок и вкладки меню в порядке их использования. Зато потом вы съэкономите кучу времени и нервов.

Я все собираюсь написать небольшую брошюру по текстовому редактору, но пока все руки не доходят. Как только соберусь, то сообщу вам об этом. А вы подпишитесь на обновления блога, чтобы не пропустить этот момент.

Если таблица не выбрана, вы не увидите вкладку и ее сопутствующие две вкладки «Дизайн и макет». Чтобы начать процесс сортировки, выделите всю таблицу, если вы хотите в алфавитном порядке всю таблицу, или просто столбец, который вы хотите по алфавиту. Вы также можете выполнять несколько уровней алфавита, например, сначала по столбцу, а затем по столбцу два, в зависимости от вашей таблицы.

Перетащите курсор для количества строк и столбцов, которые вы хотите. Вы всегда можете изменить их после того, как вы «установили» таблицу. Вы можете получить доступ к Инструменты, Сортировка в любом меню. Ниже приведены примеры использования списков, состоящих из отдельных строк или абзацев.

Видеоролик^ Сортировка в Word 2010 .

Вы работаете над большим текстовым документом, и вам требуется написать список использованной литературы? Если вы желаете упорядочить строки по порядку, вам наверняка будет интересно, как отсортировать список по алфавиту. Оказывается, сделать это не так сложно, в программе Ворд уже предусмотрена такая функция.

Прежде чем начать, вот несколько советов и предостережений. Всегда делайте резервную копию своего документа на всякий случай. Отдельные строки против абзацев. - Список только имен, титров и т.д. должен иметь один жесткий возврат в конце каждой строки. Таким образом, вы можете сортировать их по строкам. - Аналогично, блоки обернутого текста, где последняя строка заканчивается одним жестким возвратом, могут быть отсортированы по строке. Если они заканчиваются двумя или более жесткими возвращениями, они будут отсортированы по абзацу. - Если список находится в многострочном формате, то каждый абзац должен быть разделен двумя твердыми результатами.

Зачем может понадобиться такая сортировка? Сфер применения функции может быть масса. Это и написание рефератов, курсовых, и создание документации по бухгалтерии, и применение списков при оформлении технической документации. Упорядоченность списков помогает быстро найти нужную информацию (это особенно важно, когда список большой), да и просто перечисление в алфавитном порядке выглядит гораздо более привлекательно, чем рандомность.

Если элементы не находятся в отдельном документе без другого текста, обязательно выберите элементы перед их сортировкой. Отступы, зачищенные правые линии или другие «ведущие» коды. Используйте коды раскрытия, чтобы определить, сколько таких «полей» находится в начале каждой строки в вашем списке, и отрегулируйте число в «Поле», указанное в инструкциях ниже. Линии, начинающиеся с кавычек. Нужно сортировать слова или абзацы, начинающиеся с кавычек, но их следует сортировать по первому текстовому символу, а не по кавычки?

К сожалению, алфавитный сорт не является чисто алфавитным, так как знаки препинания и символы в начале слова вводят степень беспорядка. Пусть говорят, что кавычки не позволяют получить результаты сортировки, которые вы ожидаете при сортировке по первому слову в поле. Макрос мог искать начальную метку кавычки, удалять ее, искать окончательную метку кавычки, удалять ее, пробел, Затем введите символ как сигнал о том, что предыдущее слово должно быть окружено кавычками. Затем вы можете сортировать обычное слово на первом слове.

Если вы используете обычный текстовый редактор, то не останется другого варианта, как выполнять сортировку вручную. Если у вас имеется программа Ворд, то задача существенно упрощается. Давайте рассмотрим, как сделать список по алфавиту при помощи версий Ворд 2007 и 2010 (порядок действий в них одинаковый).

Создание алфавитного списка

Для выполнения этой операции в ворде предусмотрена специальная функция. Чтоб использовать ее, примените следующий порядок действий:

Решение. Текст, который в противном случае можно было бы использовать в качестве элемента сортировки, не будет «замечен» функцией сортировки, если вы пометьте его скрытым. Это может быть полезным способом временно удалить слово, знаки препинания и т.д. из соображений сортировки. Просто примените атрибут «Скрытый» к элементам; Скрыть элементы, сняв флажок «Просмотр», «Скрытый текст»; выполнить сортировку; затем покажите скрытый текст, включив опцию меню «Вид». Это похоже на сортировку абзацев и может быть справедливо для сортировки строк.

Следующий пример - наиболее распространенный тип сортировки. В следующих примерах показано, как создать новый настраиваемый «ключ сортировки», если у вас уже нет одного для ваших конкретных потребностей сортировки. Вы также можете использовать кнопку «Изменить» в диалоговом окне «Сортировка» для изменения существующего ключа сортировки.

1. Откройте текстовый редактор. Если список по алфавиту нужно установить в уже готовом документе, откройте его и кликните мышкой в том месте, с которого требуется начать. Нужно учитывать, что список будет представлять собой отдельный абзац, поэтому он должен быть отделен от предшествующего текста, и от последующего;
2. Укажите все строчки списка. Пока не смотрите, в каком порядке они выстраиваются, это сейчас не важно. А вот на что стоит обратить внимание – на щелчок клавишей «Enter» в конце каждой строчки;
3. Выполнив ввод всех строк, выделите их. Перейдите к диалоговому окну для настройки сортировки алфавитного списка. Чтобы сделать это, нажмите кнопку с буквами «А» и «Я» и стрелочкой вниз. Располагается она на панели управления на вкладке «Главная», в разделе «Абзац».
4. Нажав на кнопку, вы активируете окно настроек. Там вы увидите форму с надписью «Сначала по». В форме стоит параметр «абзацам» – не меняйте его.
5. Рядом стоит параметр «Тип». Здесь можно установить один из трех вариантов: текст, число, дата. Если вам нужно сортировать текст, то менять ничего не надо, это значение стоит там по умолчанию. Затем можно выбрать порядок сортировки («по возрастанию» или «по убыванию»).
6. Если выделенная часть текста включает заголовок, то внизу окна настроек нужно установить соответствующую галочку.
7. Изначально в настройках указана сортировка, которая не учитывает регистр букв. Если вам нужно, чтобы сначала в алфавитном списке были расположены строки с заглавными буквами , а потом – со строчными, нажмите кнопку «Параметры». Там можно указать дополнительные настройки, в том числе установить сортировку с учетом регистра. Выполнив все настройки, щелкните по кнопке «ОК».
8. Затем снова нажмите «ОК», но уже в окне основных настроек. Ворд установит все строки в соответствии с заданными параметрами.

Применив данный алгоритм действий, вы сможете быстро сортировать списки любых объемов.

В поле «Описание сортировки» введите имя. Большинство пользователей будут принимать все другие значения по умолчанию в этом диалоговом окне, но не стесняйтесь их изменять. Если слова, которые вы хотите сортировать, могут быть перенесены с помощью «жестких» дефисов, вы должны сначала преобразовать их в обычные дефисные коды.

Если вы сортируете имена людей, и вы также хотите сортировать повторяющиеся фамилии по алфавиту по имени человека, добавьте еще один ключ с 1 в полях «Линия», «Поле» и «Слово». Вот небольшой макрос, который делает восходящую сортировку линии с девятью ключами сортировки.

Варианты использования возможностей Ворд

Если вы создавали документ в другом текстовом редакторе, но данной функции в нем нет, вы можете перенести текст в формат ворда. Сделать это можно двумя способами:

• Самый простой – это обычное копирование всего текста нажатием клавиш «Ctrl+C» и вставка его сочетанием клавиш «Ctrl+V» в новый документ Ворд;
• Но более привлекательный метод – обычное открытие файла в Microsoft Office Word. Программа эта способна работать с разными форматами.

Если у вас нет Ворда, вы можете скачать его. Правда, приложение то платное. Хотя вы можете воспользоваться пробным периодом. Заодно сможете убедиться в многофункциональности программы.

Это может быть полезно для сортировки списков, где возможны первые дубликаты слов. Здесь описано, как преобразовать список «позиция» в таблицу для сортировки по определенному столбцу, а затем восстановить данные в формате списка. Предполагая, что список состоит из элементов, которые заканчиваются одним жестким возвратом.

Это превращает список в таблицу с каждым словом в отдельной ячейке. Изучите первые две колонки; Если какая-либо из них является пустыми ячейками, то результаты сортировки будут неверными. Затем создайте новый ключ сортировки, такой как «Вторая ячейка в строке таблицы», и измените поле «Столбец» на 2.

Для создания списка по алфавиту вам потребуется всего пара манипуляций. За минуту вы сможете выполнить объемную задачу. Это экономит время и делает документ более привлекательным. Дополнительно вы можете использовать другое форматирование в ворде: вставлять таблицы, делать фон, создавать узорные рамки и многое другое.